Überanstrengt fühlen? Wenn Sie es sind, dann denken Sie daran, dass es sich um einen Teufelskreis handelt, ohne dass Sie sich Sorgen machen müssen. Laut der britischen Healthiest Workplace-Studie führen hoher Stress und mangelnde körperliche Aktivität dazu, dass Unternehmen pro Jahr bis zu 27 Tage produktive Zeit verlieren. Das Muster ist jedem rotblütigen, trainierenden Mann geläufig: Eine Ansammlung von Meetings bedeutet, dass es keine Zeit für das Fitness-Studio gibt und ein geplantes Abendessen verwandelt sich in eine Last-Minute-Gnade Schuss von Deliveroo. Das Problem? Durch kohlenhydratreiches Leben und mangelnde Bewegung ist Jack ein unproduktiver Junge - und nach einem weiteren Tag träger E-Mail-Fummelei und seelenzerrüttender Verschleppung ist das Problem schlimmer, nicht besser. Zeit es zu reparieren.
Treten Sie Graham Allcott, ehemaliger CEO und selbsternannter "Produktivität Ninja". "Ich bin keiner dieser natürlich organisierten Menschen", sagt Allcott. "Mein natürlicher Arbeitsstil ist das genaue Gegenteil: flockig, ideenorientiert, auf strategischer Ebene bequemer als auf der Ebene des Handelns, allergisch auf Details und unrealistisch in Bezug auf das, was in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden kann. All diese Eigenschaften gehören auf meine Art zu meinen Stärken und haben mich in meinen bisherigen Tätigkeiten erfolgreich gemacht."
Während Allcott sagt, dass er diese Stärken ausspielt, erkennt er sie auch "als die lähmenden Schwächen an, die sie sind. Meine eigenen schlechten Angewohnheiten zu ändern und starke, positive neue zu entwickeln, gab mir die Fähigkeit, anderen zu helfen, dasselbe zu tun. "Allcott verspricht, dass Sie alles bekommen, wenn Sie das Zeitmanagement für das Aufmerksamkeitsmanagement wechseln, rücksichtslos mit E-Mails umgehen und Informationsüberflutung beenden Arbeit erledigt und Zeit fürs Chargenkochen, Bankdrücken und gelegentliche Netflix-Binge - und du wirst dich am Morgen besser fühlen. Ihr virtueller Kreis beginnt hier.
Beseitigen Sie Stress
Stress ist unvermeidbar - es ist die sensible chemische Reaktion Ihres Körpers auf schwierige und gefährliche Situationen. Ihr Problem: Die Mechanismen, die entwickelt wurden, um Sie vor Säbelzahntigern zu schützen, hatten keine Zeit, um Instant Messaging und ständig auf iPhones aufzuspüren, und der ständige Zustrom winziger Stressfaktoren ist ein Produktivitätskiller. "Was auch immer wir arbeiten, unser Adrenalinspiegel kann uns dazu bringen, das Unmögliche möglich zu machen", sagt Allcott. "Aber wenn wir die Grenze von gesundem Adrenalin in ungesund, gestresst und unglücklich überschreiten, bewegen wir uns von der Motivation und dem Momentum zu erstickt." Erkennen Sie, wenn es passiert, und Sie werden es beheben können.
Identifizieren Sie Ihre Auslöser
Unterschiedliche Menschen kommen gut (und schlecht) mit verschiedenen Situationen zurecht. "Drei Hauptbelastungsbereiche, die für die meisten Menschen typisch sind, sind Panik, weil sie mit Arbeit überlastet sind, Unklarheiten darüber haben, was zu tun ist, und schwierige Entscheidungen zu treffen", sagt Allcott. Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um von 1-5 zu bewerten, wie besorgniserregend jeder von ihnen ist, und Sie werden wissen, wo Sie sich konzentrieren sollten.
Holen Sie sich eine Perspektive
Es ist leicht zu glauben, dass alle anderen sich schneller bewegen als du und mehr erreichen, besonders wenn du auf ihre Social-Media-Feeds achtest. Denke über das Gesicht nach, das du der Welt gegenüber allen negativen Gefühlen präsentierst, die du tatsächlich hast, und denke daran, dass andere Menschen dasselbe tun.
Tackle diese Auslöser
Verwenden Sie nun Ihre Liste: Was ist der erste Schritt zur Bewältigung der Stressoren, die Sie gerade notiert haben? Wenn Unklarheit über Ziele ein Problem ist, zum Beispiel daran arbeiten, es zu klären - ob das bedeutet, alleine zu sitzen oder ein Treffen zu planen, um es mit einem Kollegen zu klären. Wenn es überlastet ist, erstellen Sie eine Liste Ihrer verschiedenen Aufgaben und entscheiden Sie, welcher der produktivste Schritt ist, den Sie für jeden einzelnen ausführen können.
Umarmung Konflikt (wenn Sie müssen)
Niemand mag Konflikte außer Soziopathen, aber manchmal ist es notwendig. Konflikte zu eitern ist ein wichtiger Stressfaktor. Wenn du jetzt einen ansprechen kannst, tu es. Ruhig und respektvoll natürlich.
Halte es spielerisch
Streben Sie nach einem spielerischen, produktiven Moment, in dem Sie positiv, entspannt und unter Kontrolle sind. Denken Sie daran: Das einzige, was hier anders ist als gestresst, festgefahren und taub ist, was in Ihrem Kopf vor sich geht.
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Werde organisiert
Wenn dein Schreibtisch ein Haufen Papier ist und dein Computer-Desktop wie ein Schneesturm aussieht, ist es Zeit, dich zurückzuziehen. "Wie viele Menschen benutze ich heutzutage immer seltener Papierreferenzsysteme und würde gerne einen Punkt erreichen, an dem ich wirklich papierlos war - aber es gibt Zeiten, in denen es nur Papierfeilen gibt", sagt Allcott. "Die Idee, ein papierloses Büro für mich zu schaffen, scheint das falsche Ziel zu sein. Fangen Sie einfach mit "viel weniger Papier" an. "So wird es gemacht.
Sei rücksichtslos
Werfen oder recyceln Sie ein Stück Papier, das Material enthält, das leicht im Internet verfügbar ist, einschließlich archivierter Zeitungen oder Zeitschriften. Betonen Sie Andenken und Dinge, für die Sie wahrscheinlich physische Kopien benötigen - z. B. Zertifikate und Adressnachweise.
Habe einen "guten Ideenpark"
Hier finden Sie alles, was Sie suchen, ausprobieren oder sehen können, wenn Sie nach Ideen für die Zukunft suchen. Es könnte sich um eine app-curated-Liste oder um ein Cloud-basiertes Dokument handeln.Fügen Sie eine Unterliste für Musik / Film / YouTube-Empfehlungen hinzu, wenn Sie Unterhaltung benötigen oder zehn Minuten Zeit haben.
Schreibe Checklisten
Für jede regelmäßige Aktivität sparen sie Platz im Gehirn. Halten Sie sie für Ihren wöchentlichen Shop, Aufgaben, die Sie wöchentlich oder monatlich erledigen müssen, und für soziale Dinge, die sonst in den hinteren Bereich der Warteschlange geschoben werden. Ja, ruf deine Mutter an.
Behalten Sie einen Kalender bei
Es klingt lächerlich einfach, aber machst du es wirklich? Wenn Sie einen Online-Terminplan mit Muss-Terminen führen, wird wertvoller Speicherplatz gespart, den Sie ansonsten nutzen würden, um sie im Auge zu behalten. Wenn Sie sich für eine Papierversion entschieden haben, machen Sie häufig Fotos davon mit Ihrem Telefon.
Übe die Entscheidungsfindung
Unbarmherzig zu sein ist zunächst schwer, aber sobald man sich mit Informationsüberflutung beschäftigt, E-Mails bearbeitet und Checklisten verwendet, wird es einfach. Halten Sie es fest - die Belohnungen werden es wert sein.
Produktiv sein
Deine alte To-Do-Liste ist zum Scheitern verurteilt. "Es ist einfach nicht genug, um uns die Flexibilität zu geben, mit der wir die verschiedenen Ebenen der Komplexität unserer Wissensarbeit bewältigen können - von Sofortmaßnahmen über Aktivitäten bis hin zu den Aufgaben auf Projektebene", sagt er Allcott. "Ein Grund, warum Standard-Aufgabenlisten nicht funktionieren, ist, dass sie oft versuchen, das zu tun, was Sie in zwei oder drei verschiedene Listen aufteilen sollten." Hier ist Ihre neue, vielschichtige Version.
Die Projektliste
Ein Projekt ist eine Arbeit, die mehr als ein paar Arbeitsschritte erfordert. Ein neues Telefon zu bekommen, ist nicht nur eines: Forschung, Preisvergleiche, Shopping und Telefonate. Ihre Projektliste sollte für Dinge gedacht sein, die Sie nicht täglich erledigen müssen, sondern dass Sie eine Erinnerung benötigen, um zu überprüfen, ob Sie Fortschritte machen - vielleicht einmal pro Woche. Bestimmen Sie für jedes Projekt, welches Ergebnis Sie anstreben und wie Sie den Erfolg messen, bevor Sie ihn aufschreiben.
Die Master-Aktionsliste
Dies ist Ihre größte, dynamischste Liste, und sie sollte jede Aktion enthalten, die Sie jetzt für jedes Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, ausführen können. Seien Sie eher spezifisch als allgemein: "Einstudieren von Präsentationen und Entscheiden über endgültige Änderungen" ist beispielsweise besser als "Präsentation beenden". Wenn Sie diese Liste erstellt haben, werden Sie immer wissen, was Sie als nächstes tun müssen. Konzentrieren Sie sich auf die nächste Aktion, die nicht von anderen Personen eingegeben werden muss, bevor Sie sie beenden können.
Die tägliche To-Do-Liste
Dies ist eine fokussierte Auswahl aus Ihrer Master-Aktionsliste. "Stellen Sie sich die Master Actions List als eine Garderobe voller Kleidung und Ihrer täglichen To-Do-Liste vor, die Sie heute tragen werden", sagt Allcott. Schreiben Sie es auf eine Post-it-Notiz oder markieren Sie einige Dinge als "hohe Priorität" in Ihrem Kalender. Sie sind nicht übermenschlich, also wählen Sie die zwei oder drei wichtigsten Dinge und fahren Sie mit dem Schwung, sie zu erledigen.
Informationsüberlastung beenden
Connectivity neu denken
Das Überprüfen von E-Mails und sozialen Medien ist beruhigend, weil es sich anfühlt, als ob man Fortschritte macht. Es ist nicht. Erster Schritt: Schalten Sie jeden Ton und jede Grafik aus, die Sie zum Überprüfen neuer E-Mails anspricht. Ändere deine Denkweise von "checking" zu "processing". Jedes Mal, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, sollte Ihr Ziel darin bestehen, zu verarbeiten, was da ist, und nicht nur zu sehen, ob etwas neu ist.
Verwende die Ds
Dein neues Mantra: Löschen, Jetzt handeln (wenn es weniger als zwei Minuten dauert), Später tun, Delegieren oder Entscheiden, dass es keine Aktion benötigt, aber abgelegt werden kann - entweder als zukünftige Referenz oder um zu überprüfen, ob jemand anderes es verfolgt hat.
Richte eine E-Mail "Todeszelle" ein
Verschieben Sie alle E-Mails, die älter als sechs Monate sind, in einen eigenen Ordner. Fügen Sie Ihrem Kalender sechs Wochen in der Zukunft eine Zeit hinzu, und wenn Sie diese E-Mails bis dahin nicht benötigt haben, löschen Sie sie. Richten Sie auf ähnliche Weise einen Filter ein, um E-Mails von Personen zu löschen, die Ihr Unternehmen verlassen haben.
Besessen Sie sich nicht über Unterordner
Sie brauchen nur drei: Aktion, Lesen und Warten (fügen Sie bei Bedarf ein @ hinzu, um sie oben in der Ordnerstruktur Ihrer E-Mail zu behalten). Aktion ist für Dinge, die eine Aktion benötigen, die mehr als zwei Minuten dauern wird. Lesen ist für längere E-Mails, die Sie irgendwann erreichen müssen. Warten ist für E-Mails, in denen Sie auf jemand anderen warten, um etwas zu tun - und wo Sie einen erfolgreichen Abschluss wünschen. Wenn es dir egal ist, kümmere dich nicht darum, sie zu verfolgen.
Verdunkle dich
Jetzt, wo Sie besser organisiert sind, anstatt Ihre E-Mails zu überprüfen, wann immer Ihnen danach ist, tun Sie es zu festgelegten Zeiten. Ein möglicher Ansatz ist der 50-50 - ein schneller Scan des Posteingangs am Morgen, dann keine E-Mail bis zum Nachmittag, wenn Sie vollständig ausgehen können.Alternativ können Sie drei reguläre Zeiten festlegen: z. B. am frühen Morgen, Mittagessen und am Ende des Tages, oder, wenn Sie in einem besonders reaktiven Geschäft sind, zehn Minuten einmal pro Stunde, zu jeder vollen Stunde.
Konzentriere dich auf deine Aufmerksamkeit
Vergessen Sie die Zeitverwaltung. Im Informationszeitalter ist Ihre Aufmerksamkeit wichtiger. "In 'wissensbasierten' Jobs - die wirklich die einzigen Jobs sind, die sich der Automatisierung widersetzen - sind Sie gleichzeitig der Chef und der Arbeiter", sagt Allcott. "Sie sind dafür verantwortlich, nicht nur die Arbeit zu erledigen, sondern zu entscheiden, ob sie auf neue Impulse reagieren sollen, indem Sie Ihre Prioritäten ändern." Das Ergebnis: Konflikte, Unentschlossenheit und Verschleppung, denn es ist schwer zu wissen, wann "Chef Der Modus "Denken" endet und der Modus "Arbeiter" oder "Handeln" beginnt.
Die Aufmerksamkeit verstehen
Es ist eine begrenzte Ressource als die Zeit. Es ist leicht zu erkennen, dass Ihre Aufmerksamkeit gescheitert ist, wenn Sie sechs Stunden am Tag auf Twitter sind, aber wenn Sie 80% Ihrer Aufmerksamkeit auf Meetings lenken, dann seien Sie nicht überrascht, wenn Sie keine Aufmerksamkeit für andere Dinge haben. Denken Sie an Aufmerksamkeit, nicht an Zeit, als Ihre neue Währung und teilen Sie sie in proaktive, aktive und inaktive Phasen. Ziele, deine beste Arbeit während deiner proaktiven Aktivitäten zu machen und rette die grunzende Arbeit für inaktive Zeit.
Berechnen Sie Ihren Stundenplan
Bestimmen Sie auf dem Papier einen durchschnittlichen Tag: Start- und Zielzeiten, Pausen und jede Arbeit, die Sie vor oder nach den geplanten Stunden erledigen. Trainiere, wenn du aufmerksam oder träge bist - bist du ein langsamer Starter oder träge nach dem Mittagessen? Notieren Sie sich Überraschungen und überlegen Sie, wann Sie komplexe oder schwierige Aufgaben meistern sollten. Verschwenden Sie nicht Ihre produktivsten Zeiten mit Rechnungen und dem Auswechseln von Druckerpatronen.
Denken Sie an "Boss-Modus" und "Arbeitsmodus"
Denk weiter und trenn dich und du wirst beides verbessern. Planen Sie wichtige Entscheidungen, Projektplanung und kreatives Denken für Ihre proaktivsten Zeiten - direkt nach Ihrem ersten Kaffee am Morgen. Tagtägliche Entscheidungen können auf weniger produktive Zeiten warten und Dinge wie das Aufräumen Ihres Posteingangs oder Schreibtischs für den Dunst nach dem Mittagessen sparen.
Schütze deine Aufmerksamkeit
Es gibt zwei Haupttypen von Abfluss auf Ihre Aufmerksamkeit: intern und extern. Ersteres ist einfacher zu handhaben: Beantworten Sie E-Mails in Batches statt wie es ankommt und ordnen Sie Zeiten zu, in denen Sie Internet-Recherchen durchführen dürfen. Externe Aufmerksamkeitsabflüsse sind schwieriger, aber - wenn Sie damit durchkommen - vermeiden Sie unnötige Besprechungen und schalten Sie Ihr Telefon nur zu bestimmten Zeiten ein, anstatt ständig erreichbar zu sein. Wenn Sie können, arbeiten Sie gelegentlich in Cafés - dort gibt es nichts zu tun, außer Kaffee zu trinken und Ihre beste Arbeit zu verrichten.
Erstellen Sie Aufmerksamkeitstaschen
Das bedeutet, dass Sie während Ihres Tages Zeiten finden, in denen Sie nichts tun. Bewahren Sie physische und digitale Lesedateien auf - eine DIN A4-Brieftasche und die Instapaper-App tun dies - so können Sie während der Fahrt oder bei Ausfallzeiten aufholen. Sobald das eine zweite Natur ist, versuchen Sie es mit einer "Denk-Liste", einer Reihe von großen Entscheidungen, die Sie mit Ihrem Telefon synchronisiert haben, auf die Sie sich beziehen können, wenn Sie in der Self-Service-Check-Warteschlange warten.
Stop Multitasking
Multitasking ist in den 90ern Management-Unsinn. Indem Sie Ihr Gehirn zwingen, von einer Sache zur anderen zu wechseln, brauchen Sie nur sehr viel mentale Anstrengung bei der Aufbauzeit und ziehen sich davon ab, Dinge zu tun (und zu beenden). Monotasking, das sich auf eine Sache nach der anderen konzentriert, ist die Lösung.
Geh weg vom Büro
"Ihre Arbeitsumgebung kann voller Unterbrechungen und Lärm sein - unter Druck gesetzt, herausfordernd, offen und frenetisch", sagt Allcott. "Ihre beste proaktive Aufmerksamkeitsarbeit muss möglicherweise außerhalb dieses Standorts stattfinden." Führen Sie Ihren Chef dazu aus, ihn zu akzeptieren, indem Sie ihm erklären, dass Sie für einen Tag von zu Hause oder einem Café arbeiten müssen - dann stellen Sie sicher, dass Sie einige Ihrer produktivsten Arbeiten erledigen dieser Tag.
Sammle gute Ideen
Es ist wichtig, gute Ideen zu haben, ohne sich von ihnen ablenken zu lassen. Es ist eine Option, den "Gefällt mir" -Button von Twitter für Dinge zu verwenden, auf die Sie verweisen möchten. Verwenden Sie den Bildschirmgrab eines Telefons oder ein geöffnetes Google Drive-Dokument.
Zeitplan Aufschub
Produktivitätstrainer schwören auf den Pomodoro-Timer, der nach den in High-End-Küchen beliebten tomatenförmigen Timern benannt ist. Finden Sie einen kostenlosen auf tomato-timer.com und verwenden Sie es, um regelmäßige 25-Minuten-Stücke ununterbrochener Arbeit zu planen, mit Fünf-Minuten-Stücke von Twitter / Instagram / Angry Birds dazwischen.
Habe weniger Meetings
Menschen sind soziale Tiere, daher scheint es eine produktive Zeit zu sein, Meetings zu haben. Außerdem genießen einige Leute Kekse und Ineffizienz. Hier ist Ihre alternative Managementstrategie.
Hijack-Tische
Treffen Sie Ihre Besprechungen eins zu eins und senden Sie eine E-Mail, in der Sie um Erlaubnis gebeten werden, sich an jemandes Schreibtisch zu melden. Wenn sie nicht antworten (oder sie dich meiden), dann hänge einfach an ihrem Schreibtisch auf - wenn nichts anderes darauf abzielt, dich loszuwerden und die Polsterung zu reduzieren, die Raum-basierte Meetings ausmachen.
Versuchen Sie MBWA
Management-By-Walking-Around ist ein Konsensgeber für Menschen, die wenig Zeit haben: Gehen Sie zwei- oder dreimal pro Woche zwischen den Abteilungen Ihres Gebäudes hin und tragen Sie notfalls ein Notizbuch mit, um alle Aktionen oder Ideen zu erfassen, die Sie verfolgen müssen.
Denke Himmel-Ebene
Das Problem bei den meisten Meetings ist, dass sie sich auf Details konzentrieren, nicht auf das Gesamtbild. Wenn sie unvermeidlich sind, konzentrieren Sie sich auf Fragen wie "Was ist hier wichtig: Qualität oder Kosten?" Oder "Was ist der allgemeine Ansatz?" Sobald die großen Dinge entschieden sind, werden die richtigen Maßnahmen folgen.
Wie man ein Produktivität Ninja: Weniger Sorgen, mehr und Liebe, was Sie tun von Graham Allcott ist jetzt verfügbar (Icon Books, £ 8,99), kaufen Sie bei Amazon
